フリーランス求人を探すRPAツールでできることは？導入効果や選び方を解説
本記事ではRPAツールによって具体的にどんな業務を効率化できるのか？RPAでできることやできないことを解説していきます。
RPAツールとは？
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略です。RPAツールとは、オフィスでのパソコン業務を自動化するツールです。オフィス業務には定型業務やデータ入力など社員が毎日行っているルーティンワークが存在します。そのルーティンワークを作成されたシナリオに基づいてロボットが動作し、業務の効率化を図るのがRPAツールです。RPAツールは手順やルールが決まっている総務・経理・人事部門などの事務処理、電話やメール対応のサポート業務など単純な反復作業に適しています。またRPAツールの特徴は、Webブラウザやアプリケーションなど複数のシステムをまたいで作業を自動化できる点です。
人工知能（AI）との違い
RPAツールとAI（人工知能）との違いは、自律的な判断ができるかです。RPAツールは指示に基づいて人間の作業を模倣してタスクを実行します。自律的に物事を判断できる能力はなく、指示がない場合は対応できません。RPAツールは、作業手順の変更があれば人による管理が適宜必要になります。一方、AIは人間の知能を模倣する技術です。学習機能によって得られたデータからパターンや関連性を見つけ出し、複雑な作業も自分で判断して実行します。つまり、単純な反復作業の自動化を実行するRPAツールは自律的な判断はできませんが、AIは予期せぬ変更が起きた際も自律的に業務の見直しや改善ができるという違いがあります。
マクロ機能（VBA）との違い
RPAツールとマクロ機能（VBA）との違いは、自動化できる業務の範囲とプログラミングの知識が必要かどうかです。人間が設定した作業を自動的に行うという点では、両者は同じです。
マクロ機能で自動化できる範囲は、Officeドキュメントの作業に限定されます。RPAツールよりも短時間で複雑な操作を処理ができますが、Microsoft社製以外のアプリケーションと連携が困難です。対してRPAツールは独立したソリューションなので、Webブラウザや複数のアプリケーションと連携できます。つまり企業独自のシステムとも連携できるなど自動化できる範囲の広さが強みです。例えばデータをPDF化し、社内の基幹システムで部署に発信する作業は、データ入力・集計から部署への発信まで全てをRPAツールで自動化できます。マクロ機能ができるのはデータ集計までで、PDF化や部署への発信はできません。またマクロ機能を利用して高度な自動化処理を行うには、プログラミング知識が必要です。しかし、RPAツールはプログラミングの知識は不要で、現場で自由に自動化を進めることもできます。
産業用ロボットとの違い
RPAツールと産業用ロボットは、実施する作業内容の違いがあります。産業用ロボットは、人間の手足に代わって作業を担う物理的な機械です。製造現場で部品を組み立てたり、物を運んだりしています。RPAツールはオフィスのデスクで働く人がパソコンで行う業務を自動化するソフトウェアです。
RPAの導入メリット
RRPAの導入メリットは時間がかかる単純な反復作業を自動化して、業務の効率化ができることです。正確かつ迅速に業務を遂行するRPAはヒューマンエラーがなく、連続稼働が可能です。生産性は向上し、人件費削減につながるでしょう。将来予測される人手不足に立ち向かうには「少ない時間・少ない人数で効率的に働く」ことが求められます。RPAのようにブラウザやクラウド上のアプリケーションを横断した広範な作業が可能なツールは、テレワークにも柔軟に対応し、社員はより付加価値の高いコア業務へリソースを割けるでしょう。6つの視点で導入メリットを解説します。
生産性の向上
RPAツールは人よりも速く、正確に業務を行うことが可能です。作業時間の短縮や生産性の向上は、顧客満足度の向上へとつながります。また、RPAの導入は既存のプロセスを見直す機会となり、生産性の向上につながることもあるでしょう。欧米ではRPAに注目するのが早く、多くの企業が自動化を進めています。今後は日本企業もRPAツールを導入して業務の効率化と生産性の向上を進める必要があるでしょう。
労働環境が改善し、人件費削減につながる
RPAツールによる自動化は業務時間を短縮し、残業を減らすことができます。RPAツールは24時間365日フル稼働できるので、休日出勤や時間外の人件費の削減につながるでしょう。例えばデータ処理を夜間に実行して、出社後すぐに次のプロセスに取りかかることができます。こうした作業効率の向上が労働環境を改善する、という良い循環が生れます。また少子高齢化に伴って今後予想される慢性的な人手不足にも対応できるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
ヒューマンエラーを完全に無くすことはできません。特に単純な反復作業は集中力を欠き、ケアレスミスが発生しがちです。入力ミスや金額の間違いが大きな損失につながるため、複数人でチェックをしている企業もあるでしょう。RPAツールはヒューマンエラーの防止が可能です。複数人でのチェックも不要になり、人間の作業工数も大幅に削減できます。単純な反復作業に携わる社員も心理的なストレスから解放されるでしょう。
テレワークの推進
コロナ禍や働き方改革によりテレワークが進んだ企業は増えました。しかし社内のパソコンでしか作業できない業務のために、テレワークが進まないという企業もあるでしょう。RPAツールで自動化すると、オフィスに人が居なくても業務を実行できます。ネット環境があれば作業できるので、テレワークの推進につながります。
属人性の回避できる
業務の担当者が固定していると、担当者の不在により業務が進まなくなるリスクがあります。RPAツールで業務を自動化すると、このような属人性のリスクを回避し、経験やスキルに関係なく誰もが業務を実行することが可能です。また異動や退職による引き継ぎの手間も最小限になります。
本来やるべき重要な仕事への時間が生まれる
RPAツールの導入は人間が本来やるべき重要な仕事への時間を生み出します。単純な反復作業をRPAツールに任せて、人間は判断が必要な業務や、新しい企画の検討やクリエイティブな作業など「考えて生み出す」業務に専念できるのです。やりがいのある業務に集中して取り組める職場は、社員のモチベーションをアップさせるでしょう。人手不足が進む現状では、貴重な人材を最大限に活用できる環境が大切です。
RPAツールでできる事とできない事
RPAツールでできる事とできない事を知ったうえで、ツール導入を検討すると導入後の失敗を防ぐことができます。どこまでRPA化するとよいかの判断基準にもなるでしょう。RPAツールは命令された操作は命令された通り正確に、何度でも繰り返し、いつでも実行可能です。一方、イレギュラーな対応など「ルールと手順」が決まっていない業務は、人間が行う必要があります。例えば請求書作成の場合は、請求書を印刷する前とメールで送信する前に人間が目視チェックを行うなど、RPAツールと人間の作業を分担するとよいでしょう。
RPAツールでできる事
RPAツールは処理手順をロボットに覚えさせ、複数システムやアプリケーションを操作し、実行します。したがってRPAツールでできる事は、作業手順が単純で判断を伴わない作業・同じ作業を繰り返す反復作業・処理ルールが明確な作業です。さらに処理量が多い作業・期限や時間の制約がある作業・正確性が重要な作業・複数のアプリケーションやソフトにまたがる業務は、高速処理と正確性を強みとするRPA導入に向いています。
RPAツールでできない事
RPAツールでできない事は「自ら考えて判断する」ことです。設定にはないイレギュラーなことが起きても、自分で考えて判断することができず、作業がストップしてします。また手書き文字や画像の解析も苦手です。手書き文字や画像からの文字読み取りが必要な場合は、画像認識ソフトなどを通してテキストデータ化する必要があります。手順が複雑な作業・ルール化されていない作業・起動する日時が不定期な作業・新しいものを創造する作業はRPAツールでは自動化できても、かえって労力がかかってしまうでしょう。
RPAツールのデメリットとその対策
RPAツールのデメリットはイレギュラーには対応できない・シナリオ作成に時間がかかる・属人化を招くことがある・システム障害とセキュリティ面でのリスクです。
イレギュラーには対応できない点は、イレギュラーが起こらない業務から自動化する、エラー時にRPAツールが人に知らせ、イレギュラー対応は人間が行うという対策になります。また、RPAツールは運用までのシナリオ作成に時間がかかります。運用後も、修正やメンテナンスに時間がかかることもあります。早く運用したい・修正やメンテナンスの時間を最小限にしたい場合は、シナリオ例やサポートが充実している製品を選ぶと良いでしょう。
また導入の進め方によっては、業務が属人化するおそれがあります。例えば一部の人しかRPAの操作方法やシナリオを知らない場合などです。マニュアルを作成するなど、現場の社員全員がRPAツールの知識をつけることが必要になります。
システム障害・ネットワーク障害のリスクが挙げられます。サーバーがダウンしないように、サーバーの能力に見合う作業を選定しましょう。クラウド型の場合は、自社に問題がなくてもサービスが使えなくなってしまう可能性も否定できません。業務が停止して、結局人が手作業することになってしまう場合があります。業務停止時の対応マニュアルや、データのバックアップを用意しておくと被害を最小限にとどめられるでしょう。情報漏洩リスクなどのリスクに備えて、権限の制限・暗号化・ログ管理など、社内のセキュリティ対策の強化も不可欠です。
RPAツールのタイプと特徴・価格相場
RPAツールは、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3種類に分類されます。サーバー型は費用が高く、導入に時間がかかり専門知識が必要です。導入検討時には費用対効果をしっかりと確認しましょう。自社に最適なツールを選ぶために、タイプ別の特徴と価格相場について解説します。
デスクトップ型
デスクトップ型は、RPAツールを各パソコンにインストールして作業をします。インストールしたパソコンでしか利用できませんが、まずは個人や部門など、限られた範囲で小さく始めてみる場合におすすめのタイプです。初期費用は参考価格で0円～50万円程度、ランニングコストは月額5万円～と、他のタイプと比べて安価で済みます。
サーバー型
サーバー型は企業のサーバー内に構築するRPAツールです。複数のパソコン・システム・業務を横断して管理運用ができるので、大規模で大量のデータを処理する場合に適しています。セキュリティ面に強く、自由なカスタマイズ・連携が可能です。一方でサーバーの初期費用は10万円～数千万円、ランニングコストは月額30～120万円とコストが非常に高いのがデメリットです。開発が必要なので導入までに時間がかかり、修正対応が難しかったり新規ロボットを作成できる担当者が限られたりする場合があります。
クラウド型
クラウド型はインターネット上で利用するタイプのRPAツールです。クラウドベンダーが自社サーバー内で構築・運用して提供しているため、ユーザー側には導入やメンテナンスなどの手間がかかりません。ネット環境があればテレワークにも柔軟に対応できます。初期費用は30万円～50万円、ランニングコストは 月額10万円～と、費用面も比較的安価に抑えられます。ローカル保存されたファイルの作業には対応していない場合が多いので注意が必要です。
RPAツールの選び方
企業の規模や業務内容に最適なRPAツールを選択することで、導入の失敗を防ぐことができます。まず解決したい課題と効果を明確にしましょう。現状を把握して「何のために導入し、どんな効果を得たいのか」という具体的な数値を設定します。次にRPAツールに適した業務の中で、自動化したい業務の選定を行います。これが一番重要で、難しいところです。現場社員と手順や作業内容を洗い出し、自動化する部分を見極めましょう。
ここまで出来れば、あとは対象業務に適した機能を搭載した費用対効果が最大限に発揮できるツールの中で、社員のITスキルにあわせた操作性とサポート体制を備えたRPAツールを絞り込みます。導入時に小規模でのトライアルや検証を行うと失敗のリスクを減らすことができるでしょう。
対象業務に適した機能かの確認
導入候補の対象業務を適した機能を搭載しているRPAツールかどうかの確認をしましょう。対象業務が社内システムと連携するのか、現場のみで完結できる作業かなどの業務規模を理解して最適なRPAツールを判断するからです。社内システムと連携した大規模な作業を自動化させる場合は、サーバー型を選ぶと社内仕様の細かいカスタマイズや調整がスムーズになります。一方、自動化したい作業が現場のみでの作業ならば、デスクトップ型で導入コストを減らすことが可能です。
サポートやメンテナンスフォローを確認
IT人材が社内にいない企業がRPAツールを導入する場合には、サポートやメンテナンス、フォロー体制を確認して選定を進めていきましょう。RPAツールの導入で重要な業務選定をサポートしてくれるベンダーを選ぶと失敗を防ぐことができます。運用後、不明点やエラーが起きた時に質問に答えてもらえるサポート体制が整っているか確認しましょう。
導入コストと機能とのバランス・費用対効果を確認
RPAツール運用で一番重要なのは、業務選定です。なぜなら対象業務の処理の量とどんなの効果を見込めそうかを見極めて、費用対効果を最大限に高めるツールを選ぶ必要があるからです。無料トライアルを活用し、まずは小規模で難易度の低い業務からテスト運用をはじめるとよいでしょう。この段階でチェックや調整を重ねておけば、大規模運用で問題が生じた場合もスムーズに対応できます。
使いやすさを確認する
RPAツールが使いやすいかどうかもポイントです。優れた機能を持っていても、誰も使えないようなツールでは意味がありません。実際にツールを使う社員のITスキルを考えて、製品を選びましょう。社内に専門知識のある人材がいない場合は、シンプルに操作できるツールを選ぶことが重要です。また顧客に合わせてやり方を変える部署の場合は、現場で変更作業がしやすいデスクトップ型かクラウド型がよいでしょう。
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